転職活動をすると疲れますよね。
案件を探すこと自体も疲れますが、応募には書類が必要ですし、書類審査が通れば面接もすることになります。
しかしいざ書類審査が通っても、いざ面接となると辞退する場合もあります。
「他から内定をもらった」「対応に不満があった」「応募したもののやっぱり止めようと思った」など、辞退する理由はそれぞれです。
ですがその理由をそのまま先方に伝えてしまうのは失礼にあたることもあります。
せっかく先方も段取りをして面接の日程を決めてくれたわけですから、できれば失礼のないように断るようにしましょう。
では面接を辞退するときのメール、電話の例文を紹介していきます。
目次
面接を辞退する際のメール・電話例文をご紹介！
では実際に辞退するときに使える具体的な例文を紹介していきますね。
もちろんここで紹介したまま伝えるのではなく、部分的の自分でアレンジしても構わないのでうまく利用してください。
面接を辞退するとなると気をつかいますが、何も珍しいケースではありません。
人それぞれ都合がありますし、一定数は辞退するので辞退することは「非常に失礼な行為」というわけではないです。
中には連絡を入れることすらせず面接に行かない人もいますが、それは社会人として失格です。
先方も面接の準備をおしているので、必ず連絡を入れて断るようにしましょう。
メールで辞退するときの例文
メールで辞退を伝えるときは下記のように送りましょう。
〇〇株式会社
〇〇様
御社にて〇月〇日に面接を受けさせていただく〇〇と申します。
面接の日程を頂き大変感謝しておりますが、一身上の都合によりこの度は面接の辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
書類審査を通過させていただき大変感謝しております。
書類審査にあたり貴重なお時間をいただいたにも関わらず、身勝手なお願いで大変恐縮ですが、何卒ご理解よろしくお願いいたします。
本来ならば電話でお伝えするべきことですが、メールでの連絡になりましたこと、あわせてお詫び申し上げます。
〇〇(自分の氏名)
〇〇(住所)
〇〇(電話番号やメールアドレス)
上記は一例なので、書類審査などがない場合はその部分は省いてメールするようにしましょう。
採用担当者の氏名が分かるときは「採用担当 〇〇様」のように会社名の下に入れておきます。
より丁寧な印象にしたいのであれば「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」など、最後に付け加えると良いでしょう。
メールの件名は「面接辞退について/〇〇(自分の氏名)」などとしておくと相手側も見やすくなりますから、無題で送るには止めておきましょう。
電話で辞退するときの例文
電話で辞退するときは下記の流れで伝えていきます。
自分「お世話になっております。〇月〇日に面接を受けさせていただく〇〇と申します。採用担当者の〇〇さんはご在籍でしょうか？」
こう伝えると電話を代わってくれるので、担当者に代わったらもう一度自分の氏名を伝えていきましょう。
相手「はい、お電話かわりました。〇〇です」
自分「お世話になっております。〇月〇日に面接を予定しております〇〇と申します。せっかく面接の日程を決めていただいたのですが、諸事情により辞退させていただきたくご連絡差し上げました」
このように伝えると、だいたいは了承してもらうことができます。
場合によっては辞退する理由を聞かれることがあるので、予め理由も考えておきましょう。
例えばこのこのように伝えます。
「自分の能力を今一度考えたところ、今の自分では会社に貢献していくことが難しいと思いました」
「やむを得ない家庭の事情により、そちらで就業することが困難になりました」
理由については長すぎると時間をとりすぎてしまうため、手短に伝えるようにしておきましょう。
面接の日程が近い場合は電話連絡をする
メールで面接辞退の連絡を入れても良いですが、日程が近い場合は電話をするようにしましょう。
メールは手が空いたときの見られるというメリットもありますが、見てくれたのかどうかがこちらには分かりません。
読んで辞退に納得したからといって必ず返信があるわけでもありませんし、面接日程が近いならなおさら電話をするようにしましょう。
先方も面接をするにあたって準備をしていますし、面接官は仕事の調整を行ってくれています。
「面接を辞退する」と決めたら相手に迷惑がかからないように早めに連絡を入れるのは当たり前ですが、相手の都合を考えて日程によっては電話にしておきましょう。
電話をするときは多忙な時間帯は避け、就業開始時刻や就業終了間近も避けておきます。
ただし、何度電話をしても連絡が取れないといった場合は、相手側がスムースに確認できるようにメールで辞退してもOKです。
メールにしても電話にしても自分の都合ではなく、あくまで相手側の都合に合わせるようにしましょう。
失礼にあたらない辞退理由を知っておくべし
辞退をする理由は人によって様々ですが、何も正直に言うことが正しいわけではありません。
「単に面接に行くのが面倒だから」「本命じゃなかったから」という理由で断る場合もありますが、そのまま伝えると失礼にあたります。
面接辞退するということは仕方ないことでもありますが、わざわざ相手の気分を悪くする必要もないので、うまく理由を伝えていきましょう。
辞退するということだけ伝えると理由までは聞かれないこともありますが、聞かれることもあります。
それは実際にそのときになってみないと分かりませんから、慌てないように前もって理由を考えておくといいですね。
困ったときはコレ！失礼になりにくい辞退理由
基本的には細かい理由まで伝える必要はありません。
「一身上の都合により」というのがよくあるセリフですし、それ以上は聞いてこない場合も多々あります。
万が一理由を聞かれた場合はこのように言うと失礼になりにくいです。
- 他社から内定をいただいた
- 自分の能力を考えた結果、お断りすることにした
- 他の業界でやりたいことがある
他社から内定をもらったと伝えるとほとんどの場合で納得してもらえます。
面接を辞退するということは、その会社からまだ内定をもらっていないので、内定がでている会社へ転職するのは自然な流れです。
また、「自分の能力を考えて」という理由を伝える場合は、ケースによっては引き留められる可能性もあると考えておきましょう。
引き留められても困るという場合は、他社から内定がでたと伝えるのがおすすめです。
「他の業界でやりたいことがある」という理由は前向きな姿勢にもとれますし、引き留めることもできません。
こういった理由の中から自分にあったものを選び、伝えていくようにしましょう。
これだけは避けたい！失礼にあたる辞退理由
電話で面接を辞退することを伝えるとき、その理由を聞かれることがあります。
メールなら考えることもできますが、セリフを用意していないからといってこうった理由を伝えることは止めておきましょう。
- 先方の対応に不満がある
- 最初から第2志望だったから
例えば、「書類審査が通った連絡が遅く、不信感ができた」「電話対応に不満がある」など例えそれば事実だとしても伝えることは止めておきましょう。
面接の辞退をすることは辞退する方にも非がありますし、先方が時間や手間を割いてくれたのも事実です。
相手や会社を批判することは良くありませんから、あくまで辞退する理由は自分にあることを伝えていきましょう。
辞退理由でよくあるのが「他社に内定をもらったから」という理由です。
しかしそれが本当であっても「第2志望だったから」というような理由は失礼にあたります。
「他社で内定をもらったから」という理由とは似ているようで全く印象が違います。
「御社は滑り止めです」と言っているようなものなので、こういった言動は控えましょう。
辞退理由は聞かれなければ言う必要はない
律儀な人であれば、メールで辞退連絡をするときもわざわざ自分から理由を伝えることがあります。
しかし聞かれなければ伝える必要もありませんから、まずは「一身上の都合で」と伝えるようにしましょう。
聞かれてもいないのに理由を言うことは、場合によって失礼にもあたります。
「聞いてもいないのに理由を喋りだして嫌な気分になった」「忙しいから早く電話を切りたいのに切れなかった」と思われることもあるので、聞かれてから言うようにしましょう。
日程が近ければ電話で連絡をした方が良いです。しかしそうでないならメールにしておくと辞退理由を聞かれることはほとんどありません。
焦ってしまうと自分でもよく分からないことを言ってしまう、余計な一言を言ってしまう自覚のある人は最初からメールで辞退しておくと安心です。
どんな理由を伝えるにもしても喋り方によって失礼にあたることもあるので、できるだけ丁寧に謝罪しましょう。
電話をかける時間帯なども含めて、相手に気を配ることも失礼にならないコツです。